Organiser un événement d’entreprise peut être une tâche complexe et exigeante. L’une des clés pour garantir le succès de votre événement est de trouver des hôtes et hôtesses d’accueil compétents et professionnels. Ces personnes jouent un rôle important en offrant un accueil chaleureux, en guidant les invités et en assurant une expérience fluide pour tous les participants. Mais comment trouver les hôtes et hôtesses d’accueil pour vos événements d’entreprise ? Dans cet article, nous analyserons les différentes étapes et astuces pour sélectionner les meilleurs professionnels pour votre événement.

Pourquoi avoir des hôtes et hôtesses d’accueil ?

L’accueil est la première interaction que vos invités auront avec votre événement. Un hôte ou une hôtesse d’accueil souriant(e) et professionnel peut faire toute la différence en créant une première impression positive. Cela met les invités à l’aise et les prépare à vivre une expérience agréable.

Les hôtes et hôtesses d’accueil ne se contentent pas de sourire et de saluer les invités. Ils jouent également un rôle clé dans l’organisation et la gestion de l’événement. De l’enregistrement des participants à la gestion des files d’attente, en passant par la fourniture d’informations essentielles, ces professionnels assurent le bon déroulement de l’événement.

Comment trouver des hôtes et hôtesses d’accueil pour vos événements d’entreprise ?

·         Définir vos besoins

Avant de commencer à chercher des hôtes et hôtesses d’accueil, il est essentiel de définir clairement vos besoins. Quel type d’événement organisez-vous ? Quelle est la taille de votre événement ? Quels sont les rôles et responsabilités spécifiques que vous attendez de vos hôtes et hôtesses ? Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, vous pouvez commencer votre recherche.

·         Utiliser des agences spécialisées

L’une des façons les plus efficaces de trouver des hôtes et hôtesses d’accueil pour vos événements d’entreprise est de faire appel à des agences spécialisées. C’est le cas de City One, qui est une agence d’hôtes et d’hôtesses d’accueil qui se fixe comme objectif de répondre à tous types de besoins en lien avec les métiers de l’accueil : accueil des passagers, facility management, etc. Ces agences disposent de professionnels formés et expérimentés. Voici quelques avantages de travailler avec des agences :

• Gain de Temps : L’agence se charge de la présélection des candidats.
• Professionnalisme : Les hôtes et hôtesses sont souvent formés et expérimentés.
• Adaptabilité : Les agences peuvent fournir des professionnels pour divers types d’événements.

Consulter les avis et recommandations

Les avis et recommandations sont une source précieuse d’informations. N’hésitez pas à demander des recommandations à vos collègues ou à consulter les avis en ligne. Les retours d’expérience peuvent vous donner une idée précise de la qualité du service offert par une agence ou un professionnel.

Faites passer des entretiens 

Une fois que vous avez présélectionné quelques candidats, il est conseillé de les interviewer pour évaluer leur aptitude et leur compatibilité avec votre événement. Voici quelques questions à poser lors de l’entretien :

• Quelle est votre expérience en tant qu’hôte/hôtesse d’accueil ?
• Comment gérez-vous les situations stressantes ou les invités difficiles ?
• Êtes-vous à l’aise pour travailler dans un environnement dynamique ?
• Pouvez-vous fournir des références de vos précédents emplois ?

Vérifier les références

Ne sous-estimez jamais l’importance de vérifier les références lorsque vous cherchez à engager des hôtes et hôtesses d’accueil pour vos événements d’entreprise. Les références peuvent fournir des informations précieuses sur le professionnalisme et la fiabilité des candidats. Voici quelques étapes détaillées pour mener à bien cette vérification :

Préparer des questions pertinentes

Avant de contacter les anciens employeurs des candidats, préparez une liste de questions spécifiques qui vous aideront à évaluer leur performance et leur attitude professionnelle. Voici quelques exemples de questions à poser :

• Quelle était la nature de l’emploi occupé par le candidat ?
• Comment décririez-vous sa performance générale ?
• Le candidat était-il ponctuel et fiable ?
• Avez-vous rencontré des problèmes avec le candidat ? Si oui, comment ont-ils été résolus ?
• Le candidat a-t-il démontré des compétences particulières qui seraient utiles pour notre événement ?
• Recommanderiez-vous ce candidat pour des rôles similaires à l’avenir ?

Contacter les références

Lorsque vous contactez les références, assurez-vous de le faire de manière professionnelle et respectueuse. Présentez-vous, expliquez le contexte de votre appel, et demandez si la personne est disponible pour répondre à quelques questions. Voici quelques conseils pour mener ces conversations :

• Soyez clair et concis : Expliquez brièvement pourquoi vous contactez la référence et ce que vous espérez obtenir de la conversation.
• Prenez des notes : Notez les réponses pour pouvoir les comparer plus tard avec celles d’autres candidats.
• Respectez la confidentialité : Assurez-vous que toutes les informations partagées restent confidentielles et utilisées uniquement à des fins d’évaluation.

Astuces pour optimiser la collaboration avec les Hôtes et Hôtesses d’accueil

• Fournir une formation adéquate : Même si vous travaillez avec des professionnels expérimentés, il est essentiel de leur fournir une formation spécifique à votre événement. Expliquez-leur les détails de l’événement, les attentes des invités et les protocoles spécifiques. Une formation adéquate garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
• Communiquer efficacement : La communication est la clé d’une collaboration réussie. Assurez-vous de maintenir une communication ouverte avec vos hôtes et hôtesses tout au long de l’événement. Fournissez-leur des mises à jour régulières et soyez disponible pour répondre à leurs questions.
• Offrir un Feedback constructif : Après l’événement, prenez le temps de fournir un feedback constructif à vos hôtes et hôtesses. Cela les aidera à améliorer leurs compétences et à mieux répondre à leurs besoins futurs. N’oubliez pas de les remercier pour leur travail et leur dévouement.

Trouver des hôtes et hôtesses d’accueil pour vos événements d’entreprise peut sembler une tâche ardue, mais en suivant les bonnes étapes, vous pouvez vous assurer de sélectionner les meilleurs professionnels pour votre événement. Définissez vos besoins, utilisez des agences spécialisées, consultez les avis et recommandations, interviewez les candidats, et vérifiez les références. En suivant ces conseils, vous pouvez garantir une première impression positive et un déroulement fluide de votre événement. Avec des hôtes et hôtesses d’accueil compétents à vos côtés, votre événement sera sans aucun doute un succès retentissant !